Birim:
Evrak Kayıt Birimi
Görev Adı:
Evrak Kayıt Memuru
Amir ve Üst Amirler:
- İdari ve Mali İşler Müdür Yardımcısı veya İdari ve Mali İşler Birim Sorumlusu
- İdari ve Mali İşler Müdürü
- Başhekim
Görev Devri:
Diğer Evrak Kayıt Memuru
Görev Amacı (Tanımı):
Dayanışma ve etik ilkeler temelinde ekip ruhu ile çalışarak; hastane içi ve dışı tüm yazışmaları doküman yönetimi otomasyonu sistemi üzerinden iş ve işlemleri yürütmek.
Yetkileri:
Tanımlanan görev, yetki ve mesleki sorumlulukların yapılmasında üst amirler tarafından verilen görevleri mevcut yasalar, yönetmelikler ve yürürlükteki mevzuata göre yürütmek, görevlerini yürütürken kamu görevlileri etik davranış ilkeleri ile başvuru usul ve esasları hakkında yönetmelikte belirtilen etik davranış ilkelerine uymakla yükümlüdürler.
Temel İş ve Sorumlulukları:
- Sağlık Bakanlığına bağlı olmayan kurumlardan fiziki olarak gelen evrakları ve eklerini kontrol ederek teslim alır ve DYS’ye (Doküman Yönetim Sistemi) taratıp, evrak numarası vererek sistem üzerinden kayıt altına alır.
- DYS üzerinden kuruma gönderilen evrakların fiziki eklerinin gelip gelmediğini kontrol eder. Söz konusu fiziki evraklar gelmediyse, ilgili birimlerle iletişime geçerek eksikliklerin giderilmesini sağlar.
- DYS’ye kaydedilen evraklar, dağıtımı yapılması için Evrak Kayıt Biriminden sorumlu İdari ve Mali İşler Birim Sorumlusuna DYS üzerinden havale edilir.
- İdari ve Mali İşler Birim Sorumlusu tarafından DYS üzerinden ilgili birimlere ve çalışanlara havale edilen evrakları DYS üzerinden takip eder.
- Takibi yapılan evrakların fiziki nüshalarını, İç Zimmet Defterine kaydederek ilgili birim ve çalışanlara imza karşılığında teslim eder.
- Tüm birimler tarafından DYS üzerinden yazılan ve dağıtımı DYS’den yapılması gereken yazıların hastane başhekimi tarafından imzalanmasından sonra ilgili birim ve kurumlara havale eder.
- Kurumun belirlediği politika, prosedür, süreç ve planlarının biriminde uygular ve uygulanmasını sağlar.
- Sağlıkta Kalite Standartları, verimlilik, Hasta ve Çalışan Güvenliği uygulamaları kapsamındaki faaliyetlerin yürütülmesinde rol alır.
- Hasta ve çalışanların güvenliğine yönelik ramak kala ya da gerçekleşen her türlü istenmeyen olayı SBYS üzerinden İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi ile bildirir.
- İdarenin verdiği görevleri yerine getirir.
Etik İlkeler:
- Görevin yerine getirilmesinde kamu hizmeti ve halka hizmet bilinci taşır.
- Hizmet standartlarına uyar.
- Amaç ve misyona bağlılık gösterir.
- Dürüst ve tarafsız davranır.
- Saygınlık, güven ve nezaket ilkelerine uyar.
- Yetkili makamlara bildirim konusunda gerekli yolları izler.
- Çıkar çatışmasından kaçınır.
- Görev ve yetkilerini menfaat sağlamak amacıyla kullanmaz.
- Hediye alma ve menfaat sağlama yasağına uyar.
- Kamu malları ve kaynaklarının kullanımında savurganlıktan kaçınır.
- Bağlayıcı açıklamalar ve gerçek dışı beyandan kaçınır.
- Yöneticilerin hesap verme sorumluluğuna uyar.
- Mal bildiriminde bulunur.
Görev Dağılımında Çatışma Yaşanması Durumunda İzlenecek Yol:
Görev dağılımında çatışma yaşanması durumunda Birim Sorumlusu / İdari ve Mali İşler Müdür Yardımcısı ile görüşme yapılır, çözülememesi durumunda ise İdari ve Mali İşler Müdürü ile görüşülür.
Yasal Dayanak:
- Sağlıkta Kalitenin Geliştirilmesi ve Değerlendirilmesine Dair Yönetmelik (27.06.2015 tarih ve 29399 sayılı)
- Sağlık Meslek Mensupları ile Sağlık Hizmetlerinde Çalışan Diğer Meslek Mensuplarının İş ve Görev Tanımlarına Dair Yönetmelik (2/5/2014)
- Sağlık Bakanlığına Bağlı Sağlık Tesislerinin Verimliliğinin Yerinde Değerlendirilmesi Yönergesi
- Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik
07 Mart 2025